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Interview métier : Assistant(e) de formation

Catégorie : Non classé

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Date : 17 octobre 2022

Quelle est la fonction d’un(e) assistant(e) de formation au sein d’un organisme de formation ? 

L’assistant(e) de formation est un assistant administratif spécialisé dans la gestion et le suivi des actions de formation. Il assure la gestion des aspects administratifs, financiers, ainsi que l’organisation logistique des formations.

Au sein de Noscome, son rôle est axé sur la coordination. 

  • Assurer le suivi des inscriptions et dossiers des participants (demandes de prise en charge, convocation, facturation).
  • Accueillir les stagiaires, 
  • Organiser la logistique des formations (préparation des documents pour les stagiaires, mise en place des salles, réservation des repas…),
  • Gérer les relations avec les formateurs (planning, règlement des prestations…).

L’assistant(e) de formation coordonne tous les acteurs de la formation autour d’un même objectif : 

 

La réussite de l’action de formation

Quels sont les savoir-faire et savoir-être indispensables pour ce poste ? 

Devant la diversité des tâches à accomplir, il faut faire preuve de polyvalence, de dynamisme et d’organisation ! Des qualités d’écoute et de communication sont utiles pour prendre en compte l’ensemble des besoins des clients, des apprenants et des formateurs.

Une bonne maîtrise des outils informatiques est un plus.

Les tâches administratives font partie du quotidien. Pour mener à bien ces missions, il faut être rigoureux, et aussi avoir de bonnes aptitudes relationnelles ainsi que de la bienveillance, pour ce poste qui touche à l’humain et au développement de ses compétences.

 

Quel est le rôle de l’assistant(e) de formation auprès des clients ? 

Son rôle consiste à épauler les clients dans leurs démarches de recherche et d’organisation des formations : 

  • Choix des modules du catalogue ou orientation vers le sur-mesure. 
  • Orientation vers le bon formateur
  • Recherche et réservation de lieux de formation
  • Suivi administratif pré et post formation (devis, convention, émargement, attestation de formation…).
  • Recherche de repas adaptés aux besoins

Il peut également leur venir en aide pour établir les demandes de prise en charge auprès de leurs OPCO (Organisme Opérateur de Compétences) pour le financement des formations :

  • Constituer le dossier de demande de prise en charge et le transmettre à l’OPCO
  • Réceptionner l’accord de prise en charge
  • Facturer directement l’OPCO et leur transmettre les pièces justificatives.

Qu’est ce qu’un OPCO (OPérateurs de COmpétences) ? – Noscome

 

Quel est son rôle auprès des formateurs ? 

L’assistant(e) de formation est le contact privilégié du formateur au sein de Noscome.

Ils définissent ensemble le planning des formations à venir ainsi que les modalités de réalisation (horaires, temps de pause, repas…). L’assistant(e) de formation s’assure que le formateur a en sa possession toutes les informations et tous les documents nécessaires au bon déroulement de la formation. C’est également lui qui établit les contrats de prestations.

 

Le point de vue d’Amandine, assistante de formation chez Noscome : 

J’aime la diversité des tâches à réaliser que m’offre mon travail et le fait de toujours pouvoir apprendre de nouvelles choses. J’aime le contact avec les gens. J’apprécie également beaucoup le fait d’avoir des horaires adaptés à ma vie personnelle.